Odzyskanie 1,2 mln PLN z błędnie naliczonych opłat
Zauważyliśmy błąd w interpretacji przepisów dotyczących opłat za zmiany w dokumentacji u naszego klienta. Po 4 miesiącach negocjacji z urzędem, środki wróciły na konto firmy.
Pomogliśmy firmie EuroMedic Poznań odzyskać 1 234 560 PLN nadpłaconych składek administracyjnych. Błąd wynikał z mylnego zakwalifikowania zmian w dokumentacji leków przez urzędników. Cały proces trwał niespełna pół roku i zakończył się przelewem na konto klienta.
Wyzwanie
EuroMedic Poznań w okresie od marca 2022 do grudnia 2023 złożyło 87 wniosków o zmiany w pozwoleniach na dopuszczenie do obrotu. Urząd naliczał opłaty według najwyższej stawki, ignorując fakt, że 34 z tych wniosków dotyczyło zmian o charakterze technicznym, a nie merytorycznym. Różnica w opłacie za jeden wniosek wynosiła średnio 14 200 PLN.
Wewnętrzny dział prawny klienta próbował interweniować dwukrotnie, ale otrzymywał tylko lakoniczne odpowiedzi o zgodności z taryfikatorem. Budżet firmy na rok 2024 został obciążony kwotą, która mogła zostać przeznaczona na rozwój sieci logistycznej. Sytuacja była trudna, bo urzędnicy trzymali się sztywno jednej, błędnej interpretacji starego rozporządzenia.
Podejście
Naszą pracę zaczęliśmy od audytu wszystkich 87 potwierdzeń przelewów oraz korespondencji z urzędem. Marek Wiśniewski, nasz specjalista ds. procedur, przeanalizował orzecznictwo sądów administracyjnych z ostatnich 3 lat w podobnych sprawach. Znaleźliśmy 4 wyroki, które potwierdzały nasze stanowisko: urząd nie miał prawa żądać pełnych stawek za proste zmiany w nazwie wytwórcy.
Zamiast wysyłać kolejne maile, przygotowaliśmy twarde zestawienie tabelaryczne. Każdy wniosek opatrzyliśmy sygnaturą i konkretnym paragrafem. W połowie marca 2024 zorganizowaliśmy spotkanie w Ministerstwie Zdrowia. Przedstawiliśmy tam naszą argumentację, bez zbędnych pism, opierając się na faktach i konkretnych terminach. Pokazaliśmy urzędnikom, gdzie dokładnie nastąpiło uchybienie w ich systemie naliczania.
Rozwiązanie
SanofyvisionIndia Pharma Relations przygotowało oficjalne wezwanie do korekty naliczeń wraz z wnioskiem o zwrot nadpłaty. Dokument liczył 42 strony i zawierał uzasadnienie prawne dla każdego z 34 spornych przypadków. Urzędy nas znają, więc wiedzieli, że sprawa trafi do sądu, jeśli nie zostanie rozwiązana polubownie.
Dzięki naszym działaniom Ministerstwo wszczęło procedurę weryfikacji wewnętrznej. Nie musieliśmy składać nowych wniosków – wystarczyła korekta tych już istniejących. Całość nadzorowaliśmy tydzień po tygodniu. Pilnowaliśmy, aby sprawa nie utknęła na biurku urzędnika pod stertą innych dokumentów. Jasne zasady gry, które narzuciliśmy na początku, pozwoliły uniknąć drogi sądowej.
Rezultaty
Sprawa zakończyła się pełnym sukcesem i przelewem zwrotnym na konto EuroMedic Poznań. Ministerstwo uznało nasze racje w 31 z 34 zakwestionowanych przypadków. Odzyskane środki pozwoliły firmie na sfinansowanie zakupu dwóch nowych chłodni transportowych jeszcze przed sezonem letnim, co było kluczowe dla ich logistyki.
Harmonogram
-
15 stycznia 2024Rozpoczęcie audytu 87 przelewów i wniosków klienta.
-
22 lutego 2024Wysłanie przedsądowego wezwania do Ministerstwa Zdrowia.
-
14 marca 2024Bezpośrednie spotkanie w Departamencie Polityki Lekowej.
-
18 czerwca 2024Zaksięgowanie ostatniej transzy zwrotu na koncie klienta.
"SanofyvisionIndia Pharma Relations załatwiło to, nad czym nasi prawnicy głowili się rok. Wykazali błędy w taryfikacji, których nikt wcześniej nie zauważył. Pieniądze wróciły do nas bez chodzenia po sądach."